Sjekkliste for intervjuer og overganger før du bestemmer deg

Start med hva samtalen skal gi lytteren

Når jeg går gjennom et intervjumanus sammen med kursdeltakere, stiller jeg alltid det samme første spørsmålet: hva skal den som ser på sitte igjen med etter ti minutter? Svaret avgjør nesten alt annet. Et intervju uten et tydelig mål ender ofte som en rekke pene spørsmål som ikke bygger på hverandre, og verten blir stående og lete etter neste punkt mens kameraet går.

Skriv målet ned i én setning før du skriver noe spørsmål. Den setningen blir en prøvestein: hører et spørsmål ikke hjemme under den, kan det gjerne ryke. Vi ser at deltakere som gjør dette, kutter fra seks–åtte spørsmål ned til fire–fem som faktisk bærer samtalen, og det gir verten ro til å lytte i stedet for å lese.

Sjekk også hvem du egentlig skriver for. Et intervju i et internt webinar har andre behov enn en kundesending. I det første kan du forutsette felles bakgrunn, i det andre må du forklare fagord underveis uten at det høres ut som en forelesning.

• Kan målet sies i én setning?
• Vet du hvem som ser på?
• Hører hvert spørsmål hjemme under målet?

Spørsmål som lar seg lese høyt

Et spørsmål som ser fint ut på papiret, kan falle helt sammen i munnen. Lange innskutte leddsetninger, doble spørsmål og forklaringer som kommer før selve spørsmålet gjør at verten mister pusten midt i setningen, og at gjesten ikke vet hva det egentlig spørres om. Les derfor hvert spørsmål høyt, helst to ganger, og legg merke til hvor du tar pause uten å ha planlagt det.

Hold deg til ett spørsmål om gangen, og legg det avgjørende ordet sent i setningen. «Hva var det vanskeligste da dere la om rutinene?» er lettere å si og lettere å svare på enn et spørsmål som først gjengir bakgrunnen i tre ledd. Åpne spørsmål gir lengre svar, men ha gjerne et kortere oppfølgingsspørsmål klart i tilfelle gjesten blir stille.

Skriv spørsmålene slik du ville sagt dem til en kollega, ikke slik du ville formulert dem i en e-post. Det er ikke å senke nivået, det er å respektere at ørene er tregere enn øynene.

• Ett spørsmål per replikk
• Hold setningene korte nok til ett åndedrag
• Ha et kort oppfølgingsspørsmål i reserve

Presentasjonen av gjesten

Presentasjonen er der mange manus stivner. Det blir en opplisting av titler, årstall og ansvarsområder som verten leser raskt for å komme videre, og som gjesten helst vil slippe å høre. Velg to eller tre opplysninger som faktisk har noe å si for temaet, og la resten ligge. Gjesten vet selv hva hen heter og jobber med.

Be om å få bekreftet tittel, navn og uttale i god tid, og skriv uttalen inn i manuset der det er tvil. Et navn som blir sagt feil i de første ti sekundene setter en uheldig tone for hele samtalen, og det er lett å unngå med en kort telefon eller en melding på forhånd.

Avslutt presentasjonen med noe som peker inn i samtalen, for eksempel det første spørsmålet i bare antydet form. Da blir overgangen fra presentasjon til samtale en glidende bevegelse, ikke et brudd der verten må bytte gir og gjesten venter på signal.

• Bekreft navn, tittel og uttale
• Hold deg til to eller tre relevante opplysninger
• La presentasjonen peke mot første spørsmål

Overganger som holder samtalen i gang

Overgangene er det som skiller et intervju fra en spørreskjemarunde. Når gjesten har svart, trenger verten en kort bro til neste tema, og den broen bør ta utgangspunkt i det som nettopp ble sagt. Skriv derfor overgangene som skisser, ikke som ferdige setninger: en åpning, et nøkkelord og et spørsmål. Det gir plass til å lytte.

Det betyr ikke at overgangene skal stå helt åpne. I direktesendt innhold trenger du noen faste, trygge formuleringer du kan falle tilbake på hvis svaret går i en uventet retning. Ha gjerne to eller tre slike reserveformuleringer for hver hovedovergang, og øv på dem til de sitter.

Pass også på overgangene mellom intervjuet og resten av sendingen. Hvis webinaret har en innledning og en avslutning fra en annen taler, skal verten vite eksakt hvilket stikkord som gir signal om å ta over. Skriv det inn i margen, i fet skrift, slik at ingen behøver å gjette.

• Skriv overganger som skisser, ikke fulle setninger
• Ha reserveformuleringer klare
• Marker stikkordene som gir signal til neste taler

Tid, rekkefølge og hva som kan kuttes

Et intervju lar seg dårlig planlegge ned til sekundet, men du kan likevel vite omtrent hvor mye tid hvert tema får. Del sendetiden på antall temaer, trekk fra presentasjon og avslutning, og merk deg hvilke spørsmål som kan hoppes over dersom samtalen drar ut. Marker dem tydelig i manuset, slik at verten kutter uten å nøle.

Rekkefølgen bør gå fra det enkle og konkrete mot det mer reflekterende. Gjester slapper av når de får svare på noe de kan, og gir ofte bedre svar på de siste spørsmålene. Legg det viktigste midt i sendingen, ikke helt til slutt, for det er der tiden oftest blir knapp.

Ta en prøvelesing av verts-delene alene og mål tiden. Gjesten bestemmer resten, men du vet i hvert fall hvor lang tid du selv bruker, og kan anslå resten ut fra erfaring. Det er en enkel måte å unngå at manuset føles som en hastesak i siste minutt.

• Fordel tiden på temaene i forkant
• Merk hvilke spørsmål som kan kuttes
• Mål verts-delene med stoppeklokke

Spør deg selv før du lar manuset gå videre

Før manuset går til godkjenning, stiller jeg meg noen få kontrollspørsmål. Er målet for samtalen klart? Kan jeg lese hvert spørsmål høyt uten å snuble? Passer presentasjonen til gjesten, og er navnet sagt riktig? Har jeg overganger som tåler et uventet svar? Vet jeg hva som kan kuttes hvis tiden knapper seg inn?

Hvis du svarer nei på mer enn ett eller to av dem, er manuset ikke klart, uansett hvor ferdig det ser ut. Et intervju lever av at verten kan løfte blikket fra arket, og det kan bare skje når teksten allerede sitter. Det er forskjellen på et manus som støtter og et manus som binder.

I kurset jobber vi med akkurat dette på deltakernes egne tekster, og Silje Aasen går gjennom spørsmål og overganger sammen med dere. Sjekklisten over er ment som et utgangspunkt du kan bruke også på egen hånd før du bestemmer deg for hvor mye jobb som gjenstår.

Et intervjumanus som fungerer, er sjelden det mest polerte, men det som lar verten lytte. Gå gjennom målet, spørsmålene, presentasjonen, overgangene og tiden én gang til før du sender det videre, og les det høyt for deg selv. Mangler det noe, er det bedre å oppdage det ved skrivebordet enn foran kameraet. Når punktene sitter, kan du møte gjesten med ro, og samtalen får rom til å bli akkurat så naturlig som den skal.